Registro de Actividades – Dirección General de Investigación y Posgrado

Lineamientos para Expositores en la III Feria Científica Chapingo

La Universidad Autónoma Chapingo (UACh) a través de la Dirección General de Investigación, Posgrado y Servicio (DGIPS), comparte los presentes lineamientos con el propósito de orientar y facilitar al personal académico, administrativo y a los estudiantes de las distintas Unidades Académicas la realización adecuada de los procesos de propuesta, registro y desarrollo de actividades en la III Feria Científica Chapingo (Feria), cuya temática central es “Energía e Inteligencia Artificial (IA)”:

Expositores. Podrán participar como expositores el personal académico, administrativo y estudiantes de las diferentes Unidades Académicas de la UACh, debiendo ser los responsables de la actividad solo personal académico.
Modalidades de participación. La participación en la Feria será mediante el desarrollo de actividades prácticas, lúdicas, que favorezcan la interacción entre las personas, el aprendizaje a través del juego y la divulgación del conocimiento. No se aceptarán actividades de corte teórico, meramente demostrativas sin interacción con el público.
Registro de actividades. El personal académico deberá registrar la información requerida para el adecuado desarrollo de las actividades con que participará en la Feria, del 04 de septiembre al 05 de octubre de 2025, a través del Sistema de Gestión de la Feria Científica Chapingo que se encuentra en la página web de la Feria científica (https://dgips.chapingo.mx/feria-cientifica/) Para ello deberá considerarse su registro como responsable y el registro de las profesoras, los profesores, estudiantes, técnicas y técnicos académicos y personal administrativo que colaborará en la actividad propuesta. No se considerará la información que llegue por otra vía.
Asistencia y responsabilidad. Las actividades registradas deberán desarrollarse durante el tiempo que dura la Feria y el personal docente responsable deberá estar presente en todo momento durante el desarrollo de dichas actividades. El estudiantado puede fungir como apoyo, pero no como responsable de las actividades; por lo que no podrá delegarse en los estudiantes el desarrollo de dichas actividades. El horario de atención de los estands será de 09:00 a 16:00 h los días 5, 6 y 7 de noviembre de 2025.
Población por atender. Para la propuesta de actividades se deberá considerar que las personas visitantes a la Feria se encuentran en un rango aproximado de edad de 4 a 80 años. Entre nuestros visitantes se encuentran: niños y jóvenes cursando ciclos escolares que van desde preescolar a posgrado; público en general; grupos de la tercera edad y población propia de la Institución.
Montaje de los estands. El montaje de los estands en las instalaciones de la Feria (que se ubicarán en el lugar en el que se instala la Feria Nacional de la Cultura Rural Chapingo), deberá realizarse los días 3 y 4 de noviembre de 2025, en un horario de 12:00 a 17:00 pm. Solo se permitirá el acceso a los responsables de las actividades y colaboradores que porten el gafete o acreditación oficial para el montaje de su estand. A cada estand se le asignarán un máximo de 5 gafetes, los cuales serán entregados a los responsables los días 31 de octubre y 3 de noviembre de 2025 en horario de 9:00 a 14:00 h y de 17:00 a 19:00 h, en el Departamento de Apoyo a la Investigación de la DGIPS.
Financiamiento. El apoyo financiero para las actividades se asignará en función de los recursos disponibles autorizados por la DGIPS.
- El financiamiento solicitado deberá destinarse exclusivamente para el desarrollo de la(s) actividad(es) registrada(s) en la propuesta original.
- La adquisición de materiales deberá realizarse una vez que la actividad haya sido aprobada por la DGIPS. Cualquier compra previa a la aprobación será responsabilidad exclusiva del solicitante, eximiendo de toda responsabilidad a la DGIPS.
- La comprobación de gastos deberá realizarse por el personal académico responsable de la(s) actividad(es) en el Departamento Administrativo de la DGIPS en un plazo no mayor a ocho días hábiles después de la conclusión de la Feria.
- Los responsables con adeudos de eventos similares anteriores no podrán participar en esta edición.
- No podrán participar en la presente edición aquellas personas que tengan adeudos de Ferias Científicas realizadas con anterioridad.
Logística. Para un correcto desarrollo de las actividades en la Feria, la logística que se seguirá es la siguiente:
- El expositor de cada estand deberá montarlo con base en las actividades que va a presentar y con la información que considere pertinente.
- Sin excepción alguna, el montaje de los estands deberá realizarse en días previos a la inauguración de la Feria.
- Queda prohibida la instalación y uso de cualquier equipo de sonido con volumen alto en los estands; sin embargo, está permitida la reproducción de todo tipo de material audiovisual como complemento de la exposición.
- No se permite realizar ninguna alteración en la estructura y los materiales proporcionados por la DGIPS, en caso de realizarla, el expositor tendrá que pagar el importe del material dañado o extraviado, si es el caso.
- Es responsabilidad de las personas expositoras la decoración del espacio, usando preferentemente materiales reciclados y considerando el impacto de la huella ecológica de lo que emplearán para dicho fin.
- Queda prohibida la venta de cualquier producto (alimentos, llaveros, tazas, etc.) o cobro de servicios (fotografías, elaboración de artículos de recuerdo, etc.).
- El resguardo, limpieza y orden de los materiales utilizados en la Feria serán responsabilidad de los expositores.
- Aun cuando habrá vigilancia en las instalaciones de la Feria, se recomienda no dejar objetos de valor al terminar las actividades del día. La DGIPS no se hará responsable de robos o pérdidas de objetos de valor.
- Después de la clausura del evento, los expositores deberán proceder inmediatamente a desmontar el estand asignado, entregando a la persona responsable el espacio, mobiliario y objetos (mesas, sillas, manteles, etc.) asignados a su resguardo, en las condiciones de orden, aseo y acomodo indicadas. La UACh no se hará responsable por las pérdidas y/o daños materiales que sufran los expositores que no realicen en tiempo y forma el retiro de su estand.
Constancias de participación. Para la emisión de constancias de participación será requisito que los expositores y colaboradores hayan cumplido con el desarrollo adecuado de las actividades que registraron y con el cumplimiento de estos lineamientos.
- La responsable o el responsable deberá informar a la DGIPS el cumplimiento de los participantes en las actividades programadas en el estand.
- La emisión de las constancias se realizará a través del SGFC y estará supeditada al cumplimiento de las actividades registradas.
- La DGIPS no emitirá constancia de participación en casos de incumplimiento, tanto parcial como total, de las actividades registradas.